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Compras o Ingreso de Mercaderia
En la Barra de Títulos del Menú Principal del Sistema, hacer clic sobre el titular “Comprobante” y luego en el Súb-título “Compras o Ingreso de Mercadería”.
El Sistema activa el Formulario titulado “Comprobantes de Compras o Ingreso de Mercadería”, con campos de texto en blanco. Al aperturarse, la etiqueta “Comprobante” muestra el Titular “Factura”.
La imagen que sigue, muestra la imagen de un Formulario, con ingreso de datos correspondientes a un documento de compra llamado “Factura”. Describiremos el concepto del Título de las “Etiquetas” y el tipo de datos ingresados.
La etiqueta “Comprobante”. Del listado, podemos elegir el tipo de documento según la operación comercial o administrativa a ejecutar. Estos documentos son: Boleta, Factura, Guía de Remisión, Ticket, Nota de Crédito, Nota de Débito, Vale de Crédito, Nota de Ingreso, Orden de Compra, Percepción.
A la derecha de la etiqueta “Comprobantes” el sistema muestra el símbolo (#) para identificar los campos que corresponden a la numeración del documento que se edita. Su cambio es automático sólo al procesar los documentos de “Nota de Ingreso” y “Orden de Compra”. El registro de la Numeración Documentaria de los otros documentos se digitará manualmente.
La etiqueta “Moneda”. Aquí se indica el tipo de Moneda a procesar la operación documentaria, determinando si es en “Dólares” o “Soles”. El sistema inicializa con la moneda “Dólares”.
La etiqueta “Forma de Pago”, Elegiremos la forma: Contado, Crédito, Cheque, Letras, No Pagó.
La etiqueta “Fecha Ingreso /Comprobante” visualiza dos campos de texto; el primer campo es para ingresar la fecha en que ingresa el documento al sistema, el segundo campo es para registrar la fecha de edición del documento recepcionado.
La etiqueta Documento Referencia “Doc Ref”. Aquí debe registrarse la identificación documentaria que guarde una relación de información necesaria con el documento que se está registrando.
La etiqueta “R.U.C”. Es para ingresar los datos numéricos pertenecientes a la identificación del Proveedor.
¿Cómo Ubicar Rápidamente la Identificación de un Proveedor?
Mediante el uso de la Tecla de Ayuda Rápida (F3), podemos ubicar rápidamente la identificación de un “Proveedor” si se encuentra registrado en el sistema. Proceso: ubicamos el cursor del Mouse en la ventana de texto de la etiqueta “R.U.C.”, luego pulsar la tecla de función (F3) del teclado. Inmediatamente se abrirá una ventana adicional mostrando la nómina de los Proveedores ingresadas en la base de datos.
Esta ventana tiene un campo especial de texto de “Búsqueda de Proveedores”, en esta casilla digite las primeras letras del nombre del Proveedor; si es positivo su ubicación en el listado, señalar el nombre ubicado en la búsqueda, luego pulsando doble-clic en él o la Tecla “Intro”, automáticamente los datos consignados del Proveedor se trasladarán los de: R.U.C., Nombre y Dirección. En el caso de no existir el nombre del Proveedor, se deberá hacer un ingreso manual llenando los datos requeridos en los campos respectivos. (Como mínimo los datos de “R.U.C.”, Nombre y Dirección).
Para salir de la ventana adicional, pulse la tecla “Esc” del teclado superior izquierdo. Terminado de ejecutar los pasos mencionados, ahora debemos disponernos a ingresa los datos relacionados a los productos que figuran en el documento proveniente del Proveedor, tales como: Código, Descripción, Cantidad, Unidad de Medida, Precio, Descuento y Valor de Venta.
¿Cómo Ubicar Rápidamente la Identificación de un Producto?
Mediante el uso de la Tecla de Ayuda Rápida (F3). Podemos ubicar rápidamente el nombre de un “Producto” y sus características, si se encuentra registrado en el sistema. Proceso: ubicamos el cursor del Mouse en la ventana de texto de la columna “Código” o en “Descripción”, luego pulsar la tecla de Función (F3) del teclado. Inmediatamente se abrirá una ventana adicional mostrando la nómina de los productos ingresados en la base de datos. Esta ventana tiene un campo especial de texto, “Búsqueda de Variedad de Productos”; digite las primeras letras del nombre del producto, si es positivo su ubicación, se señalará el nombre buscado y pulsando doble-clic en él o la tecla “Intro”, automáticamente se trasladarán los datos del Producto a la línea de textos de las columnas: Código, Descripción y Unidad de medida. Llenando manualmente los datos faltantes de: Cantidad, Precio sin I.G.V., indicar el porcentaje de Descuento y automáticamente será calculado el “Valor de Costo”.
En el caso de no mostrar la existencia del registro del “Producto”, se debe realizar previamente su ingreso de datos mediante las funciones “Archivo” / “Líneas de Producto” y luego en “Archivo” / Variedades de Productos, estos se encuentran en el Menú Principal de la Ventana del Programa.
Si no se realiza esta acción previamente, no se podrá cumplir con el llenado del Formato “Comprobantes de Compras o Ingreso de Mercadería.
En la parte inferior del Formato, comprobaremos que se ha llenado automáticamente los campos de: Valor de Venta, Subtotal, I.G.V. y Total. Si fuera el caso de existir un descuento adicional sobre el “Valor de venta total”, ingresaremos en este campo “Descuento” la cifra porcentual; y el sistema calculará y mostrará los nuevos datos. Datos valorizados que deben ser iguales al documento del Proveedor.
Otra de las funciones que podemos utilizar en este formulario, es el que se encuentra en la parte inferior izquierda, cuyo título dice “Motivo” que podemos activarla e indicar el motivo: Compra, Devolución, Cambio, Garantía.
Terminado todo el proceso de llenado de datos, en la parte inferior se encuentran los botones de función “Actualizar” y el de “Inicializar”. Haciendo clic en “Actualizar”, el sistema guarda el documento Compra. Si hacemos clic en “Inicializar” el sistema no guarda el documento, poniendo en blanco todos los campos.
