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Compras o Ingreso de Mercadería
En la Barra de Títulos del Menú Principal del Sistema, hacer clic sobre el titular “Comprobante” y luego en el Subtitulo “Compras o Ingreso de Mercadería”.
El Sistema activa el Formulario titulado “Comprobantes de Compras o Ingreso de Mercadería”, con campos de texto en blanco. Al aperturarse, la etiqueta “Comprobante” muestra el Titular “Factura”.
La imagen que sigue, muestra la imagen de un Formulario, con ingreso de datos correspondientes a un documento de compra llamado “Factura”. Describiremos el concepto del Título de las “Etiquetas” y el tipo de datos ingresados.
La etiqueta “Comprobante”. Del listado, podemos elegir el tipo de documento según la operación comercial o administrativa a ejecutar. Estos documentos son: Boleta, Factura, Guía de Remisión, Ticket, Nota de Crédito, Nota de Débito, Vale de Crédito, Nota de Ingreso, Orden de Compra, Percepción.
A la derecha de la etiqueta “Comprobantes” el sistema muestra el símbolo (#) para identificar los campos que corresponden a la numeración del documento que se edita. Su cambio es automático sólo al procesar los documentos de “Nota de Ingreso” y “Orden de Compra”. El registro de la Numeración Documentaria de los otros documentos se digitará manualmente.
La etiqueta “Moneda”. Aquí se indica el tipo de Moneda a procesar la operación documentaria, determinando si es en “Dólares” o “Soles”. El sistema inicializa con la moneda “Dólares”.
La etiqueta “Forma de Pago”, Elegiremos la forma: Contado, Crédito, Cheque, Letras, No Pagó.
La etiqueta “Fecha Ingreso /Comprobante” visualiza dos campos de texto; el primer campo es para ingresar la fecha en que ingresa el documento al sistema, el segundo campo es para registrar la fecha de edición del documento recepcionado.
La etiqueta Documento Referencia “Doc Ref”. Aquí debe registrarse la identificación documentaria que guarde una relación de información necesaria con el documento que se está registrando.
La etiqueta “R.U.C”. Es para ingresar los datos numéricos pertenecientes a la identificación del Proveedor.
Podemos hacer uso de las opciones que se encuentran dentro del titular Documento en la barra de títulos del menú del Sistema.
Jala Comprobante : Permite relacionar un comprobante ya registrado en el Sistema.
Ordenar (Ctrl + O) :Ordena la listad e productos.
Elimina no Actualizados :
Actualizar (Ctrl + A) : Permite Actualizar un Comprobante una vez ingresado todos los datos.
Limpiar (Ctrl + R) : Permite dejar en blanco el Comprobante para empezar de nuevo.
Soles (Ctrl + S) : Cambia el tipo de moneda del Comprobante a Soles.
Dolares (Ctrl + D) : Cambia el tipo de moneda del Comprobante a Dolares.
Estando en la ventana Comprobantes de Compras o Ingreso de Mercadería se puede cambiar el tipo de comprobante automáticamente mediante una combinación de teclas que se muestran en las opciones de Documento.
Boleta : Ctrl + B
Factura : Ctrl + F
Guía de Remisión: Ctrl + G
Ticket : Ctrl + K
Contado : Ctrl + T
¿Cómo Ubicar Rápidamente la Identificación de un Proveedor?
Mediante el uso de la Tecla de Ayuda Rápida (F3), podemos ubicar rápidamente la identificación de un “Proveedor” si se encuentra registrado en el sistema. Proceso: ubicamos el cursor del Mouse en la ventana de texto de la etiqueta “R.U.C.”, luego pulsar la tecla de función (F3) del teclado. Inmediatamente se abrirá una ventana adicional mostrando la nómina de los Proveedores ingresadas en la base de datos.
Esta ventana tiene un campo especial de texto de “Búsqueda de Proveedores”, en esta casilla digite las primeras letras del nombre del Proveedor; si es positivo su ubicación en el listado, señalar el nombre ubicado en la búsqueda, luego pulsando doble-clic en él o la Tecla “Intro”, automáticamente los datos consignados del Proveedor se trasladarán los de: R.U.C., Nombre y Dirección. En el caso de no existir el nombre del Proveedor, se deberá hacer un ingreso manual llenando los datos requeridos en los campos respectivos. (Como mínimo los datos de “R.U.C.”, Nombre y Dirección).
Para salir de la ventana adicional, pulse la tecla “Esc” del teclado superior izquierdo. Terminado de ejecutar los pasos mencionados, ahora debemos disponernos a ingresar los datos relacionados a los productos que figuran en el documento proveniente del Proveedor, tales como: Código, Descripción, Cantidad, Unidad de Medida, Precio, Descuento y Valor de Venta.
¿Cómo Ubicar Rápidamente un Producto?
Mediante el uso de la Tecla de Ayuda Rápida (F3). Podemos ubicar rápidamente el nombre de un “Producto” y sus características, si se encuentra registrado en el sistema. Proceso: ubicamos el cursor del Mouse en la ventana de texto de la columna “Código” o en “Descripción”, luego pulsar la tecla de Función (F3) del teclado. Inmediatamente se abrirá una ventana adicional mostrando la nómina de los productos ingresados en la base de datos. Esta ventana tiene un campo especial de texto, “Búsqueda de Variedad de Productos”; digite las primeras letras del nombre del producto, si es positivo su ubicación, se señalará el nombre buscado y pulsando doble-clic en él o la tecla “Intro”, automáticamente se trasladarán los datos del Producto a la línea de textos de las columnas: Código, Descripción y Unidad de medida. Llenando manualmente los datos faltantes de: Cantidad, Precio sin I.G.V., indicar el porcentaje de Descuento y automáticamente será calculado el “Valor de Costo”.
También podemos hacer mas de una selección de productos en la Ventana de Búsqueda de Variedades de Productos. Con ayuda de la tecla Ctrl (ubicada en la parte inferior izquierda del teclado),empezamos por dar clic al primer producto seleccionado y a continuación pulsando la tecla Ctrl sin soltarla le damos clic a los demás productos que queremos enviar al comprobante y finalmente presionamos la tecla de función F5. Los productos seleccionados se ubicaran en el Comprobante.
En el caso de no mostrar la existencia del registro del “Producto”, se debe realizar previamente su ingreso de datos mediante las funciones “Archivo” / “Líneas de Producto” y luego en “Archivo” / Variedades de Productos, estos se encuentran en el Menú Principal de la Ventana del Programa.
Si no se realiza esta acción previamente, no se podrá cumplir con el llenado del Formato “Comprobantes de Compras o Ingreso de Mercadería.
En la parte inferior del Formato, comprobaremos que se ha llenado automáticamente los campos de: Valor de Venta, Subtotal, I.G.V. y Total. Si fuera el caso de existir un descuento adicional sobre el “Valor de venta total”, ingresaremos en este campo “Descuento” la cifra porcentual; y el sistema calculará y mostrará los nuevos datos. Datos valorizados que deben ser iguales al documento del Proveedor.
Selección por Comprobante: Nota de Crédito.- Automáticamente nos aparece la ventana: "Jala Comprobante de Compra", donde ingresamos el RUC/DNI del proveedor o filtramos uno que se encuentre dentro del sistema con la tecla de función "F3", seleccionamos un Comprobante, ingresamos la Serie y el Numero del comprobante seleccionado y si deseamos seleccionamos la opción Detalles de Comprobante. Finalmente clic al botón Aceptar, automáticamente se mostrara los detalles de dicho comprobante ingresado en el nuevo comprobante: Nota de Crédito.
Otra de las funciones que podemos utilizar en este formulario, es el que se encuentra en la parte inferior izquierda, cuyo título dice “Motivo” que podemos activarla e indicar el motivo: Compra, Devolución, Cambio, Garantía.
Para ingresar el valor de “Tipo de Cambio” que aparece en la ventana de texto, superior derecho, debemos configurarlo en su Formato. Este se encuentra en la Ventana Principal del Sistema, en la ruta: “Sistema” / “Tipo de Cambio”. De inmediato se nos presenta una ventana en la que digitamos el valor a ingresar, luego pulsamos el botón “Aceptar” o “Cancelar”. Como regla general de trabajo, primero, configurar todos los días el valor de “Tipo de Cambio” antes de abrir otras ventanas de trabajo en las que debe usar el Tipo de Cambio; si lo hiciera posteriormente, no se podrá conseguir la conversión de valores esperados, por lo tanto sus datos no serían los correctos, en su información.
Selección por Comprobante: Nota de Crédito.- Automáticamente nos aparece la ventana: "Jala Comprobante de Compra", donde digitamos el RUC/DNI, o podemos filtrar un proveedor con la tecla de función "F3", seleccionamos un Comprobante, digitamos la Serie y Número del mismo con la opción Detalles de Comprobante seleccionada. Finalmente clic al botón Aceptar, automáticamente se mostrara los detalles de dicho comprobante ingresado en el nuevo comprobante: Nota de Crédito, este comprobante se usa principalmente cuando se realiza una devolución o se hace un descuento. El importe de la nota de crédito se puede aplicar a otra compra, también cuando a un proveedor se le quiere hacer un descuento sobre una compra ya realizada y ese descuento se aplica sobre una nueva compra.
Jala Comprobante:
En la opción Comprobantes de Compras o Ingreso de Mercadería al seleccionar el tipo de Comprobante podemos también relacionar un comprobante ya registrado de la siguiente manera:
Teniendo abierta la Ventana Comprobantes de Compras o Ingreso de Mercadería, hacemos clic al titular "Documento" en la barra de títulos del menú principal del Sistema, automáticamente nos aparece la ventana "Jala Comprobante de Compras", donde digitamos el RUC/DNI del proveedor o lo podemos filtrar con la tecla de funcion "F3" seleccionamos un Comprobante, digitamos la Serie y Numero del mismo y mantenemos la opción Relacinar activada. Finalmente clic al botón Aceptar.
Terminado todo el proceso de llenado de datos, en la parte inferior se encuentran los botones de función “Actualizar” y el de “Inicializar”. Haciendo clic en “Actualizar”, el sistema guarda el documento Compra. Si hacemos clic en “Inicializar” el sistema no guarda el documento, poniendo en blanco todos los campos.
