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Ventas o Salida de Mercadería
En la Barra de Títulos del Menú Principal del Sistema, hacer clic sobre el titular “Comprobante” y luego en el Subtitulo “Ventas o Salida de Mercadería”.
El Sistema activa un primer Formulario titulado “Comprobantes de Ventas o Salida de Mercadería: 1”, con campos de texto en blanco. Si activa más números de Formularios para trabajar en forma simultánea, el Sistema agregará automáticamente, en forma correlativa, el número siguiente al final de la palabra Mercadería. (…de Mercadería: 2) (...de Mercadería: 3), etc.
El cuadro superior que antecede, muestra la imagen de un Formulario, con ingreso de datos correspondientes a la emisión de un documento llamado “Factura”. Describiremos el concepto del Título de las “Etiquetas” y el tipo de datos ingresados
La etiqueta “Comprobante”. Del listado desplegable, permite elegir el tipo de documento según la operación comercial o administrativa a ejecutar. Estos documentos son: Boleta, Factura, Guía de Remisión, Cotizaciones, Ticket, Nota de Crédito, Nota de Débito, Nota de Salida, Vale de Crédito, Guía interna, percepción.
A la derecha de la etiqueta “Comprobantes” el sistema muestra el símbolo ( # ) para identificar los campos que corresponden a la “Numeración del Documento” que se edita. Su cambio es automático al procesar cada uno de los documentos.
La etiqueta “Moneda”. Del listado desplegable indicamos el tipo de Moneda de la operación, determinando si es en “Dólares” o “Soles”, El sistema inicializa con la moneda “Dólares”. Terminado el llenado de datos del Formato, podemos cambiar a la moneda “Soles” y automáticamente el sistema cambiará los valores Dólares a Soles, de acuerdo al “Tipo de Cambio” asignado en la casilla correspondiente.
Por precaución, primero elija el Tipo de Cambio del día, así el Sistema tomará el valor asignado para efectuar la conversión de Dólares a Soles o viceversa.
Nota.- Para ingresar el valor de “Tipo de Cambio” que aparece en la ventana de texto, superior derecho, debemos configurarlo en su Formato. Este se encuentra en la Ventana Principal del Sistema, en la ruta: “Sistema” / “Tipo de Cambio”. De inmediato se nos presenta una ventana en la que digitamos el valor a ingresar, luego pulsamos el botón “Aceptar” o “Cancelar”. Como regla general de trabajo, primero, configurar todos los días el valor de “Tipo de Cambio” antes de abrir otras ventanas de trabajo en las que debe usar el Tipo de Cambio; si lo hiciera posteriormente, no se podrá conseguir la conversión de valores esperados, por lo tanto sus datos no serían los correctos, en su información.
La etiqueta “Forma de Pago”. Del listado desplegable, elegiremos la forma: Contado, Contra Entrega, Crédito, Cheque, Letras, Tarjeta de Crédito, Depósito, Sin Pago. Este listado se configuró en la Ventana Principal del Sistema, en la ruta: “Archivo” / “Cuentas Bancarias”. Como regla general de trabajo, primero, configurar estos medios de pago, antes de abrir otras ventanas de trabajo en las que debe usar estos conceptos. Si lo hiciera posteriormente, no podrá ingresar al tipo de documento deseado de pago. (Puede obtener mayor información dirigiéndose a lo tratado en el tema “Cuentas Bancarias”).
La etiqueta “Fecha Emisión”. Visualiza el campo donde registramos la fecha de emisión que figurará en el documento a grabar en el sistema.
La etiqueta “Tipo de Cambio.”. Éste campo mostrará el valor del Tipo de Cambio que día a día se ha configurado en su Formato respectivo. Para ingresar el valor de “Tipo de Cambio” lo hacemos en la Ventana Principal del Sistema, en la ruta: “Archivo” / “Tipo de Cambio”.
La etiqueta “Pedido”. Si la aplicación tiene relación con el documento en proceso, se ingresarán datos.
La etiqueta “Orden de Compra”. Si la aplicación tiene relación con el documento en proceso, se ingresarán datos.
La etiqueta “R.U.C.”. Es para ingresar los datos Numéricos pertenecientes a la Identificación del Cliente.
¿Cómo Ubicar Rápidamente la Identificación de un Cliente?
Mediante el uso de la Tecla de Ayuda Rápida (F3), podemos ubicar rápidamente la identificación de un “Cliente” si se encuentra registrado en el sistema. Proceso: ubicamos el cursor del Mouse en la Ventana de Texto de la etiqueta “R.U.C.”, luego pulsar la tecla de función (F3) del teclado. Inmediatamente se abrirá una ventana adicional mostrando la nómina de los Clientes ingresados en la base de datos.
Ésta ventana tiene un campo especial de texto para la “Búsqueda de Clientes”; en esta casilla digite las primeras letras del nombre del Cliente, si es positivo su ubicación en el listado, señalar el nombre ubicado en la búsqueda, luego pulsando doble-clic en él o en la Tecla “Intro”, automáticamente los datos consignados del Cliente se trasladarán a los campos de: R.U.C., Nombre y Dirección. En el caso de no existir el nombre del Cliente, se deberá hacer un ingreso manual llenando los datos requeridos en los campos respectivos. (Como mínimo los datos de “R.U.C.”, Nombre y Dirección).
El resultado de cada valor de la columna “Precio de Venta” vemos que ya tienen incluido el I.G.V., y esta confirmación se da porque notamos que se encuentra activado (check) el cuadrito de activación de la etiqueta “Incluido I.G.V.”
La etiqueta “Visualiza Costos”. Al ser activado con un “check”, notaremos que se adiciona un columna al lado derecho de la columna “Precio Total”. Lo que nos permite visualizar y comparar la igualdad o diferencia de valores entre estas dos columnas y obtener conclusiones de decisión comercial.
La etiqueta “Partida / Llegada”. Al ejecutar un clic, se desplegara una ventana adicional en la que se nos pide llenar el “Domicilio de Partida” y el “Domicilio de Llegada”. Para cerrar esta ventana, hacer clic en el icono “X”
La etiqueta “Teléfono” Es para ingresar el dato Numérico del Teléfono del Cliente.
La etiqueta “Contacto” Es para ingresar la Identidad de la persona de contacto en las operaciones con el Cliente.
La etiqueta “E-Mail” Es para ingresar la Dirección de Correo del Cliente, vía Internet.
¿Cómo Ubicar Rápidamente la Identificación de un Producto?
Mediante el uso de la Tecla de Ayuda Rápida (F3). Podemos ubicar rápidamente el nombre de un “Producto” y sus características, si se encuentra registrado en el sistema. Proceso: ubicamos el cursor del Mouse en la ventana de texto de la columna “Código” o en “Descripción”, luego pulsar la tecla de Función (F3) del teclado. Inmediatamente se abrirá una ventana adicional mostrando la nómina de los productos ingresados en la base de datos. Esta ventana tiene un campo especial de texto, “Búsqueda de Variedad de Productos”: digite las primeras letras del nombre del producto, si es positivo su ubicación, se señalará el nombre buscado y pulsando doble-clic en él o la tecla “Intro”, automáticamente se trasladarán los datos del Producto a la línea de textos de las columnas: Código, Descripción y Unidad de medida. Llenaremos manualmente los datos faltantes de: Cantidad, Precio con I.G.V., indicar el porcentaje de Descuento y automáticamente será calculado el “Valor de Venta”.
También podemos hacer mas de una selección en la Ventana de Búsqueda de Variedades de Productos. Con ayuda de la tecla Ctrl (ubicada en la parte inferior izquierda del teclado),empezamos por dar clic al primer producto seleccionado y a continuación pulsando la tecla Ctrl sin soltarla le damos clic a los demás productos que queremos enviar al comprobante y finalmente presionamos la tecla de función F5. Los productos seleccionados se ubicaran en el Comprobante.
En el caso de no mostrar la existencia del registro del “Producto”, se debe realizar previamente su ingreso de datos mediante las funciones “Archivo” / “Líneas de Producto” y luego en “Archivo” / “Variedades de Productos”; estos se encuentran en el Menú Principal de la Ventana del Programa. Si no se realiza esta acción previamente, no se podrá cumplir con el llenado del Formato “Comprobantes de Ventas o Salida de Mercadería”.
En la parte inferior del Formato, comprobaremos que se ha llenado automáticamente los campos de: Precio de Venta, Subtotal, I.G.V. y Total. Si fuera el caso de existir un descuento adicional sobre el “Valor de venta total”, ingresaremos en este campo “Descuento” la cifra porcentual; y el sistema calculará y mostrará el resultado de las nuevas cifras.
En caso el comprobante sea “Guía de Remisión”. La parte inferior de la venta presenta las selecciones: Transportista y Motivo de Traslado.
La etiqueta “Transportista” al hacer clic, se abre una lista mostrando los nombres de los transportistas que ya han sido incluidos en el Sistema previamente.
La etiqueta “Motivo de Traslado”. Presenta una lista de selección de motivos. Ejemplos, por: Venta, Venta sujeta confirmación del Cliente, Compra, Consignación, Devolución. Cambio, Garantía, Traslado entre Establecimiento, Traslado de Bienes para Transformación, Recojo de Bienes Transformados, Traslado por Emisor Itinerante, Traslado Zona Primaria, Importación, Exportación, y Otros (Por crear)
La etiqueta “Vendedor”. Necesariamente debe consignarse el nombre del “vendedor” asociado a este documento de la lista de selección. El sistema no procesará el documento editado, si faltase llenar el campo de texto “Vendedor”. Del listado desplegable el usuario debe pulsar sobre su identificación para que esta se traslade a la casilla “Vendedor” y poder continuar con la edición del documento.
Nota.- Para configurar los datos de “Vendedor”, en la Ventana Principal del Sistema, buscamos la ruta “Archivo” / “Vendedores”. Mayor conocimiento y ampliación, buscar el tema VENDEDORES.
La etiqueta “Imprimir”. Terminado el llenado de datos del Formulario en proceso, y si deseamos que se imprima en los formatos de la Empresa, debemos elegir la opción “Imprimir”. El Sistema mostrará una ventana de consulta ¿Imprimir Comprobante?
También muestra un mensaje activado que nos informa que los valores de los datos que van a ser impresos tienen incluidos valores del IGV. Así mismo se adiciona una ventana de Texto para agregar alguna observación o comentario sobre el Documento a imprimirse. Y finalmente hacer clic en el botón <SI> para proceder a la Impresión, si el caso desea esperar pulsar el botón <NO>.
La etiqueta “Actualizar”. El sistema grabará en sus archivos el tipo de documento emitido por el usuario.
Al hacer clic sobre el botón <Actualizar> se apertura una ventana de diálogo de consulta ¿Actualizar Comprobante? Al elegir <SI> el Sistema procederá a grabar el documento en su respectivo archivo de datos.
Con la etiqueta “Limpiar” el sistema no grabara en sus archivos los datos descritos en el documento, más bien, volverá a mostrar el formato vacío, poniendo en blanco todos los campos de texto
